Postępowanie sądowe lub notarialne
Aby stwierdzić prawo do spadku po zmarłym należy przeprowadzić postępowanie spadkowe. Można to zrobić w sądzie lub u notariusza. Postępowanie przed sądem kończy się wydaniem postanowienia o stwierdzenia nabycia spadku, zaś notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, który po zarejestrowaniu go w Rejestrze Spadkowym prowadzonym przez Krajową Radę Notarialną ma moc prawną prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku wydanego przez sąd.
W celu sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia można udać się do dowolnie wybranego przez siebie notariusza, bez względu na siedzibę jego kancelarii (inaczej niż w sądowym postępowaniu spadkowym, gdzie sądem właściwym jest co do zasady sąd ostatniego miejsca zwykłego pobytu zmarłego).
Notarialny akt poświadczenia dziedziczenia
Warunkiem sporządzenia notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia jest zgodne stawiennictwo wszystkich, którzy są brani pod uwagę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi oraz przedłożenie odpowiednich dokumentów, to jest: testamentu spadkodawcy (jeżeli taki sporządził), odpisu aktu zgonu spadkodawcy, odpisów aktów urodzenia lub małżeństwa spadkobierców. Konieczne będzie również okazanie dokumentu urzędowego, z którego wynikać będzie PESEL spadkodawcy, a także podanie numerów ksiąg wieczystych nieruchomości, których spadkodawca był właścicielem.
W pierwszej kolejności notariusz sporządza protokół dziedziczenia, w którym spadkobiercy składają zapewnienia spadkowe, a następnie na podstawie protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, w którym wskazani zostają spadkobiercy oraz wysokość ich udziałów w spadku. Jeżeli spadkodawca pozostawił testament notariusz sporządzi również protokół otwarcia testamentu.
Po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz rejestruje go w Rejestrze Spadkowym poprzez wprowadzenie za pomocą systemu teleinformatycznego utworzonego przez Krajową Radę Notarialną danych wynikających z aktu poświadczenia dziedziczenia. Za dokonanie wpisu w Rejestrze Spadkowym notariusz pobiera opłatę, którą przekazuje do Krajowej Rady Notarialnej.
Obowiązek złożenia wniosku o ujawnienie prawa w księdze wieczystej
Jeżeli w skład spadku wchodzi nieruchomość, dla której prowadzona jest księga wieczysta, spadkobiercy mają obowiązek niezwłocznie złożyć wniosek do sądu wieczystoksięgowego o ujawnienie swojego prawa w księdze wieczystej.
Zgodnie z art. 36 ustawy o księgach wieczystych i hipotece notariusz sporządzający akt poświadczenia dziedziczenia zawiadamia właściwy sąd wieczystoksięgowy o zmianie właściciela nieruchomości, a sąd na podstawie takiego zawiadomienia dokonuje w księdze wieczystej wpisu o niezgodności treści księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym i przesyła do spadkobierców zawiadomienie o wpisie ostrzeżenia wraz z pouczeniem o obowiązku złożenia wniosku o ujawnienie prawa własności w terminie miesiąca od daty doręczenia tego zawiadomienia. W razie uchybienia obowiązku złożenia wniosku sąd może wymierzyć karę grzywny w kwocie od 500 do 10000 złotych.
Obowiązek zgłoszenia nabycia spadku do Urzędu Skarbowego
Po sporządzeniu aktu poświadczeniu dziedziczenia nabycie spadku należy zgłosić do Urzędu Skarbowego. Jeżeli spadkobiercami są osoby wymienione w art. 4a ustawy o podatku od spadków i darowizn (to jest małżonek, zstępni, wstępni, pasierb, rodzeństwo, ojczym i macocha), to w celu uniknięcia podatku od spadku zgłoszenia do Urzędu Skarbowego należy dokonać w terminie do 6 miesięcy od sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia.